ÉPISODE 2 - Participation réglementaire : La méthode en 7 étapes pour réussir

Vous connaissez maintenant vos obligations en matière de participation réglementaire et les différentes procédures à votre disposition. Mais comment organiser concrètement une participation réussie sur votre territoire ? Comment mobiliser efficacement le public ? Et surtout, comment transformer cette obligation en un véritable outil d'aide à la décision ?

💡 Vous n'avez pas encore lu l'épisode 1 ? Découvrez d'abord le cadre réglementaire et les différentes procédures de participation.

Comme le rappelle Marie-Céline Battesti, présidente de la Compagnie Nationale des Commissaires Enquêteurs (CNCE) :

"La participation réglementaire n'est pas une case à cocher pour valider une procédure, mais un véritable moment démocratique qui doit permettre aux élus de sécuriser juridiquement et démocratiquement la décision".

Dans cet article, nous vous présentons la méthode en 7 étapes pour organiser une participation réglementaire efficace, accompagnée de conseils pratiques issus de notre webinaire avec Marie-Céline Battesti.

Étape 1 : Planifier en amont la participation réglementaire ⏰

L'intégration de la participation du public doit intervenir dès le démarrage du projet et non en fin de parcours. Les délais légaux sont incompressibles et comprennent l'affichage réglementaire 15 jours avant le début de la procédure, l'insertion dans la presse,  sans compter le temps nécessaire pour préparer le dossier et mobiliser le public.

➡️ Il convient de prévoir systématiquement 2 à 3 mois supplémentaires par rapport aux délais minimum réglementaires. L'expérience démontre que les plannings techniques établis par les bureaux d'études intègrent rarement le temps nécessaire à la participation et à l'analyse des contributions.

Étape 2 : Mobiliser votre équipe 👥

La réussite de la démarche repose sur la mobilisation d'un binôme indispensable composé de l'élu porteur du projet et du technicien référent. Plusieurs services doivent être associés au processus, comme :

• Le service juridique pour le choix de la procédure et la sécurisation juridique ;

• Le service communication pour la stratégie de mobilisation ;

• Le service technique concerné pour l'expertise et le contenu ;

• Le service financier pour la budgétisation des frais.

Les acteurs externes méritent également d'être mobilisés en amont : commissaires enquêteurs, animateurs de concertation, partenaires institutionnels. 

➡️ Les compagnies de commissaires enquêteurs peuvent apporter leurs conseils avant même qu'un commissaire soit désigné pour accompagner les collectivités dans leur démarche. Retrouvez ici la compagnie des commissaires enquêteurs de votre territoire !

Étape 3 : Choisir la bonne procédure ⚖️

Chaque projet présente des exigences spécifiques selon son domaine d'intervention (environnement, urbanisme, aménagement) et sa complexité. Il convient d'éviter tout mécanisme de reproduction systématique et d'adapter la procédure aux particularités du projet.

La multiplication des dérogations et procédures accélérées confère un caractère stratégique au choix de la procédure. Quelle procédure apportera la plus grande valeur ajoutée à la prise de décision ?

➡️ Cette analyse doit s'appuyer sur l'expertise des services juridiques internes, les conseils des commissaires enquêteurs, voire un accompagnement spécialisé pour les projets complexes.

Étape 4 : Organiser la mobilisation du public 📢

La participation du public présente un paradoxe : si les citoyens expriment une forte demande de participation comme le montrent plusieurs sondages, ils ne sont pas nécessairement au rendez-vous lorsque les procédures sont organisées.

Une stratégie multi-canal s'impose pour optimiser la mobilisation :

• Affichage réglementaire obligatoire ;

• Communication dans la presse locale ;

• Utilisation des outils numériques : site internet, réseaux sociaux, plateformes dédiées ;

• Mobilisation des réseaux existants : associations, conseils de quartier ;

• Organisation de réunions publiques d'information.

➡️ Les messages doivent être élaborés avec soin en privilégiant la clarté sur les enjeux, la transparence sur les contraintes et la sincérité concernant les marges de manœuvre.

Étape 5 : Collecter efficacement les contributions 📝

La collecte des contributions constitue le cœur opérationnel de la participation réglementaire. Cette phase détermine la richesse des échanges et la pertinence des avis recueillis pour éclairer la décision finale. Voici quelques principes : 

Mobiliser les outils numériques

Les plateformes numériques permettent la collecte en combinant différents canaux de participation. Elles offrent une interface numérique accessible 24h/24, permettant aux citoyens de déposer leurs observations à tout moment. Cette disponibilité permanente s'enrichit du maintien d'un registre papier lors des permanences, garantissant l'accès aux personnes moins familières du numérique.

Valoriser toutes les voix sans distinction

Toutes les paroles se valent, toutes les contributions ont la même importance. Qu'elle émane d'un expert reconnu ou d'un “citoyen ordinaire”, chaque observation mérite la même attention et le même traitement. 

Privilégier la qualité à la quantité 

Quelques observations pertinentes apportent davantage qu'un grand nombre de contributions sans contenu substantiel. L'objectif n'est pas de réaliser un sondage, mais de recueillir une contribution utile à la décision.

Reconnaître la valeur de l'expertise citoyenne

"Dans ce moment de participation, le public soulève des points qu'on ne voit pas forcément - parce qu'ils ont des expériences de terrain", rappelle Marie-Céline. 

Les habitants, usagers et acteurs locaux détiennent une expertise pratique souvent invisible aux études techniques. Leurs contributions révèlent des impacts concrets, des opportunités ou des dysfonctionnements.

Étape 6 : Exploiter les résultats 📊

Pendant la participation : Les nouvelles procédures, notamment la consultation du public, nécessitent des réponses aux questions au fil de l'eau. Il convient de mobiliser les équipes pour respecter les délais de réponse.

Après la participation, deux éléments essentiels doivent être produits :

• Une synthèse lisible et accessible de toutes les contributions ;

• Une position claire du porteur de projet précisant ce qui est retenu, ce qui ne l'est pas, et les motivations de ces choix. 

➡️ Cette étape revêt un caractère crucial pour la confiance du public : démontrer que la participation a été réellement prise en compte renforce l'acceptabilité des décisions.

Étape 7 : Assurer la traçabilité pour se protéger juridiquement 📁

La conservation rigoureuse de tous les éléments constitue une protection juridique essentielle :

• Les affichages

• Les parutions presse

• Les comptes-rendus de réunions

• Les contributions reçues sous tous formats

• Les synthèses et analyses

➡️ Cette traçabilité constitue la protection juridique de la collectivité.

Focus : Le numérique, votre allié

Le numérique transforme la participation réglementaire en simplifiant les procédures tout en renforçant leur efficacité. C’est pour ça que notre plateforme Purpoz propose des registres dématérialisés qui s’adressent à toutes les collectivités territoriales, institutions publiques et organismes porteurs de projets soumis à des obligations de participation réglementaire.

Cette application apporte des avantages significatifs aux acteurs publics et maîtres d’ouvrage :

• Une accessibilité renforcée : Les citoyens peuvent participer à tout moment, depuis tous types de supports (ordinateurs, tablettes, smartphones), supprimant les contraintes géographiques et temporelles.

• Une simplicité d'usage : Le dépôt de contributions est facilité : les citoyens peuvent s’informer, déposer leurs observations ou poser des questions.

• Une traçabilité optimisée : L'horodatage automatique, l'archivage numérique et la génération de statistiques en temps réel garantissent une documentation complète et fiable de la participation.

• Une continuité procédurale : Les plateformes permettent d'assurer une cohérence entre les différentes phases, de la concertation amont à l'enquête publique.

➡️ Le numérique ne constitue pas une solution unique et ne peut remplacer intégralement les modalités présentielles de participation. Il est toujours recommandé d’adopter une stratégie hybride combinant : outils numériques, permanences et réunions publiques.

Vous souhaitez en découvrir davantage ? Consultez notre article dédié

Transformer l'obligation en opportunité

Face à la montée des obligations légales, les collectivités ont tout intérêt à s'organiser pour transformer cette contrainte réglementaire en véritable opportunité démocratique. Avec une méthode rigoureuse, les outils adaptés et l'accompagnement approprié, la participation devient un atout décisif  : une protection juridique renforcée, une valeur ajoutée substantielle pour les projets ou encore une amélioration objective de la qualité des projets.

Marie-Céline le rappelle justement : même si certains moments peuvent être tendus, cela fait partie du jeu démocratique. Il est préférable que toutes les positions s'expriment pendant la phase de participation plutôt que de se retrouver ensuite face à des recours contentieux.

Dans un contexte de défiance croissante envers l'action publique, la participation réglementaire bien conduite représente un levier précieux pour restaurer la confiance entre les citoyens et leurs institutions.